Những điều cần biết khi làm việc với cơ quan thuế được chia sẻ bởi công ty kế toán YTHO
Nghe đến làm việc với cơ quan thuế, nhiều người có vẻ hơi lo lắng. Có lẽ đó là tâm lý của những người mới vào nghề, lần đầu làm việc với cơ quan thuế hay những doanh nghiệp mà họ có sai sót gì đó. Tuy nhiên đừng quá lo lắng làm ảnh hưởng đến sự nhạy bén trong xử lý công việc của kinh. Hãy cùng Kế toán YTHO tìm hiểu những kinh nghiệm quý báu và khắc cốt cần chú ý khi làm việc với cơ quan thuế qua bài Những điều cần biết khi làm việc với cơ quan thuế:
Sắp xếp chứng từ gốc:
– Cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã nộp cho cơ quan thuế hàng tháng: Tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính. Hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp
– Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có. Nếu hóa đơn chưa thanh toán thì phải kẹp phiếu kế toán (Phiếu hạch toán) thay cho phiếu thu.
Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
– Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
- Báo cáo thuế :
Kiểm tra lại xem các báo cáo thuế đã đúng, chuẩn chỉ chưa ? Nếu chưa thì làm báo cáo điều chỉnh, bổ sung. Khi Thuế đã ra quyết định và công bố thanh tra, kiểm tra tại trụ sở NNT thì không còn điều chỉnh bổ sung được nữa.
1.1 Với thuế GTGT :
Sắp xếp theo từng tháng, từng năm. Đối chiếu sổ 1331 của năm đó với số liệu trên tờ khai thuế. Nếu có chênh lệch thì lập file word giải trình sẵn. Kiểm tra các hóa đơn trên 20 triệu đã có đầy đủ điều kiện để đc khấu trừ thuế GTGT chưa , có đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt chưa như: UNC chuyển khoản ? Biên Bản đối chiếu, bù trừ công nợ ? Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định rõ điều khoản trả chậm.(Làm file mềm excel kiểm tra, ghi rõ tình trạng thanh toán của từng hoá đơn trên 20 tr)
Để làm file mềm theo dõi thanh toán qua ngân hàng, bạn nên làm file excel kết xuất từ HTKK và trộn 12 tháng với nhau, sau đó đặt mã cho từng nhà cung cấp sao cho mã NCC ở file này và mã NCC ở file khai thuế vừa kết xuất là trùng nhau, dùng hàm subtotal và Vlookup để làm cho nhanh.
1.2 Với tờ khai Quyết Toán Thuế TNDN :
Kiểm tra Doanh Thu/Chi Phí trên Tờ Khai Thuế đã khớp với sổ sách chưa ? Chênh lệch giữa Lợi nhuận kế toán và Lợi nhuận Thuế nếu có cũng phải giải trình sẵn trên file word.
Cần soát xét lại các khoản chi phí, tự khoanh vùng xem những chi phí nào có khả năng bị loại, rủi ro lớn nhất (là những khoản chi phí không được tính vào chi phí được trừ theo Luật thuế TNDN..) ví dụ : Chi phí nhân viên đi công tác đã đủ hồ sơ chưa (Quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, cuống vé máy bay,hóa đơn hợp pháp.) ; chi phí ăn uống, tiếp khách, quảng cáo…có bị vượt tỷ lệ khống chế theo quy định hay không ? Chi phí lương, các quyết định tăng lương/giảm lương, hợp đồng lao động, quyết định phụ cấp…, các khoản chi phí trích trước, chờ phân bổ, khấu hao TSCĐ, giá vốn…
1.3 Với tờ khai QT Thuế TNCN :
Kiểm tra xem số liệu trên bảng lương đã khớp với số liệu trên Tờ khai Thuế TNCN chưa (Phần Thu Nhập Chịu Thuế)? Danh sách, tên tuổi đã khớp giữa bảng lương với tên tuổi trên tờ khai Quyết toán Thuế TNCN chưa ? Kiểm tra hợp đồng lao động xe đã đầy đủ chưa ? Các khoản thu nhập + phụ cấp trên bảng lương đã quy định cụ thể trong HDLD chưa ? Nếu chưa phải làm phụ lục HDLD, hoặc quy chế lương thưởng đưa hết các khoản phụ cấp và thu nhập ngoài lương, thưởng vào trong HDLD, hoặc quy chế như: Lương bao nhiêu đ/tháng ? phụ cấp A bn đ/tháng ? phụ cấp B đồng/tháng…phải cụ thể số tiền & cụ thể khoản phụ cấp, trợ cấp. Hoặc các khoản phụ cấp phải được quy định trong thỏa ước Lao động, Quyết định của HDQT, HĐTV . Xác định rõ các khoản phụ cấp miễn thuế TNCN, các khoản khoán chi cho NLĐ…
1.4 Với Thuế GTGT Nhập khẩu (nếu có) :
Kiểm tra hồ sơ NK, Tờ Khai Hải Quan, Lệnh Chuyển Tiền và Chứng từ nộp thuế GTGT NK, kê khai thuế GTGT bằng Biên Lai, Chứng từ nộp thuế GTGT NK (Không khai thuế bằng TKHQ, nếu khai bằng TK HQ thì làm tờ khai bổ sung thay thế trước khi CCT Thuế kiểm tra tại đơn vị )
3.Về sổ sách kế toán
3.1 Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)
– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký bán hàng
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ nhật ký chi tiền
– Số nhật ký thu tiền
– Sổ quỹ
– Sổ tiền gửi ngân hàng: Nếu có nhiều ngân hàng, phải in sổ của từng ngân hàng
– Bảng tổng hợp phải thu phải trả
– Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
– Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
– Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
– Sổ chi tiết 154, 632…..
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
– Sổ khấu hao tài sản cố định
– Sổ phân bổ công cụ dụng cụ, phân bổ chi phí
– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
– Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý:
Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự theo năm.
Lấy bảng cân đối phát sinh tài khoản từng năm căn cứ vào đó kiểm tra sổ sách xem đã in đủ sổ sách theo BCDPSTK chưa.
3.2 Kiểm tra sổ sách kế toán
Với những sổ có chi tiết đối tượng thì phải in chi tiết, ngoài in sổ cái.
Sổ chi tiết TK 112 : Đối chiếu với số dư của ngân hàng
Sổ chi tiết TK 131 / 331 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả
Sổ chi tiết 138 / 338 : Chi tiết từng đối tượng phải thu / phải trả khác (nếu có)
Sổ chi tiết 141 : Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân
Sổ chi tiết 154 : Theo từng công trình, dự án (nếu có)
Sổ chi tiết 333 : 33311 / 3334/3335/3338….
3.2.1 Kiểm tra kỹ các khoản phải thu, phải trả trên sổ sách so với hóa đơn mua vào/bán ra. Số dư cuối năm, làm biên bản xác nhận công nợ.
3.2.2. Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, số dư cuối năm khớp với số dư cuối năm trên sổ phụ NH không ? Đối chiếu từng tháng.
3.2.3 Kiểm tra sổ quỹ Tiền Mặt, tránh hiện tượng âm quỹ, phải có số dư cuối ngày trên sổ quỹ. Nhiều DN cuối tháng dương quỹ nhưng trong tháng vẫn có ngày âm quỹ. Cần điều chỉnh lại hoặc làm giấy vay, mượn tiền bổ sung quỹ tiền mặt.
Chi tiết: Những sai sót cần tránh khi làm Kế toán- Thủ Quỹ thu chi
3.2.4. Làm file mềm tự giải trình sẵn chênh lệch giữa doanh thu – giá vốn, của từng hóa đơn xuất ra. Cái nào lỗ có giải trình sẵn,
3.2.5 Đối chiếu sổ chi tiết 333 với chứng từ nộp thuế mà doanh nghiệp đang lưu giữ. Tự làm file excel tổng hợp các khoản thuế đã nộp theo chứng từ. Khi lên Biên bản làm việc CQ Thuế sẽ tổng hợp quan hệ Nghĩa Vụ NSNN của Doanh Nghiệp trên Biên bản kiểm tra (Số liệu họ lấy trên hệ thống cơ sở dữ liệu của Cơ quan thuế, nếu có sai lệch bạn phải xuất trình được chứng từ nộp thuế đầy đủ do Doanh nghiệp đang lưu để được điều chỉnh.)
3.2.6 Kiểm tra sổ sách của các khoản chi phí : TK đầu 6, đầu 8.
3.2.7 Kiểm tra nhập xuất tồn kho, in chi tiết NXT từng mặt hàng và có số dư cuối ngày của từng mặt hàng (giống in sổ quỹ) để CQ Thuế kiểm tra hiện tượng âm kho.(Không có nhập kho, lại có xuất kho)
3.2.8. Kiểm tra sổ giá thành (nếu có) và phải có sẵn bảng định mức ( từ 2013 trở về trước phải đã đăng ký với CQ Thuế). Không có bảng định mức tiêu hao NVL, Cơ quan Thuế có quyền ấn định mức tiêu hao NVL
3.2.9. Nếu có phát sinh các khoản vay ngân hàng/ vay cá nhân thì kiểm tra sắp xếp đầy đủ KUNN từng lần theo phát sinh, kiểm tra các khoản lãi vay. Lập file excel tổng hợp chi phí lãi vay phát sinh từng tháng (lấy từ sổ 635, trừ trường hợp chi phí lãi vay đủ điều kiện vốn hóa thì không nằm trên 635…)
3.2.10. Kiểm tra chi phí khấu hao tài sản / hồ sơ tài sản.
3.2.11.Kiểm tra hóa đơn xem hợp pháp chưa ? : Hóa đơn đầu vào đã đảm bảo đúng đủ các thông tin bắt buộc phải có theo quy định TT 153/2010/TT-BTC chưa ? Tra cứu xem các hóa đơn đầu vào (lưu ý tra cứu những hóa đơn trị giá trên 20 triệu ) đã được bên bán đã làm thông báo phát hành sử dụng hóa đơn với CQ Thuế chưa ? tình trạng NNT đang hoạt động hay tạm ngừng, bỏ trốn, khóa MST….vào http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn và http://gdt.gov.vn để tra cứu. Chi tiết Hướng dẫn tra cứu thông tin hóa đơn
Tổng hợp được các khoản chi phí có thể bị loại , khoanh vùng & cảnh báo với ban lãnh đạo trước.
- Sắp xếp các hợp đồng kinh tế:
– Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra, theo thời gian:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: Hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
- Hồ sơ pháp lý:
– Giấy Đăng ký kinh doanh
– Điều lệ của công ty
– Quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ. Chi tiết :Mẫu Quy chế tài chính của doanh nghiệp
– Giấy ủy quyền
– Mẫu 06/GTGT và Mẫu 08/MST
– Biên bản kiểm tra thuế của lần trước liền kề
– Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
- Kiểm tra chi tiết khác:
Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
Kiểm tra các khoản phải trả
Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
Đầu vào và đầu ra có cân đối
Kiểm tra ký tá có đầy đủ
Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp: Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ
Nội dung công việc sẽ thực hiện:
- Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;
- Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế VAT hàng tháng;
- Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
- Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định;
- Điều chinh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
- Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
- Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;
- Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.
Trên đây là bài chia sẻ của YTHO về Những điều cần biết khi làm việc với cơ quan thuế. Nếu có vấn đề thắc mắc có thể comment dưới bài.
Và các bạn có thể liên lạc với kế toán YTHO để được tư vấn về các vấn đề kế toán: Tư vấn kế toán trọn gói
CÔNG TY TNHH YTHO
Văn phòng làm việc: 22/2/9 Đường 21, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0917 83 84 89 (Mr. Thịnh) – 0901 34 01 98 (Ms. Uyên)
E-mail: Ketoanytho@gmail.com
Fanpage: Kế Toán Ytho
Kế toán YTHO xin chân thành cảm ơn!
